Projektbeispiel 1

Finanzierung und Unternehmenssteuerung

Eine Tischlermeisterin übernimmt von ihrem bisherigen Arbeitgeber die eingeführte GmbH mit 30 Mitarbeitern als seine Nachfolgerin. Ihre große fachliche Erfahrung und Expertise sind ausschlaggebend für diese Entscheidung.
Da sie bisher keine praktischen kaufmännischen Aufgaben wahr zu nehmen hatte, bittet sie um Beratung und Begleitung.

Im ersten Schritt geht es um die Vorbereitung von Bankgesprächen zur Finanzierung des Kaufpreises. Hierzu erarbeiten wir:

  • eine detaillierte Darstellung der bisherigen IST-Entwicklung des Unternehmens
  • eine Planung der zu erwartenden Entwicklung in drei Szenarien (best case, worst case, real case)
  • eine Liquiditätsvorschau unter Berücksichtigung der Kaufpreisfinanzierung (ebenfalls in drei Szenarien)

Im zweiten Schritt erarbeiten wir ein kontinuierliches Quartalsreporting in Form der folgenden Berichte:

  • Monatliche IST-Entwicklung von GuV und Bilanz
  • Kumulierte Abweichungsanalyse zwischen IST und Plan
  • Rentabilitätsvorschau auf Basis der bisherigen IST- Entwicklung und aktualisierten Rentabilitätsplanung
  • Liquiditätsvorschau mit aktualisierter Liquiditätsplanung auf Basis des letzten Stands der betrieblichen Konten

In der Folgezeit ergeben sich durch die regelmäßigen Abweichungsanalysen tiefer gehende Erkenntnisse über die Stärken und Schwächen des Unternehmens. Die Unternehmerin bittet um Begleitung bei der Konzeption und Umsetzung der folgenden Maßnahmen:

  • Vier-Augen-Gespräche mit allen Mitarbeitern
  • Erarbeitung eines Organigramms
  • Erarbeitung von Tätigkeitslisten mit Aufgaben-Prioritäten und Vertretungsregelungen
  • Erarbeitung eines Handbuchs für die internen, organisatorischen Abläufe
  • Erarbeitung von Notfall-Plänen (Unternehmer-Notfallkoffer) zur Absicherung im Krankheits- oder Todesfall der Unternehmerin sowie bei anderen Krisenfällen.

Die weiterhin kontinuierliche Analyse der Entwicklung ermöglicht rechtzeitige Erkenntnisse über drohende Risiken und eine vorausschauende Diskussion und Umsetzung von Gegenmaßnahmen.

Projektbeispiel 2

Unternehmenssteuerung mit SWOT-Controlling

Ein Unternehmer, der bundesweit private Kindergärten betreibt mit einem sehr differenzierten Angebot frühkindlicher Erziehung, benötigt dringend:

  • Transparenz in den Daten des Rechnungswesens,

  • eine integrierte Planung inclusive mehrerer Szenarien in Bezug auf Gewinn- und Verlustrechnung, Bilanz und Cash-Flow

  • sowie ein aussagefähiges Reporting für die Geschäftsleitung und den Beirat.

Eine „Service GmbH“ fungiert als Konzernholding und verantwortet alle zentralen Dienstleistungen (Geschäftsführung, Rechnungswesen, Finanzierung, Personal, (Konzept-) Entwicklung, PR).

Eine gGmbH ist Träger aller Kindergärten und Arbeitgeber aller Mitarbeiter in den Kindergärten.

Die gGmbH ist in regionale Bereiche gegliedert. Jedem Bereich sind mehrere Kindergärten zugeordnet.

Eine „Besitz GmbH“ verantwortet den Bau der Kindergärten und deren Vermietung an die gGmbH.

Es soll eine integrierte Planungsrechnung eingeführt werden, die eine Planung des Jahresergebnisses, eine Planung der Bilanz und sowie eine Planung der Kapitalflussrechnung beinhaltet.

Im ersten Schritt haben wir den Unternehmer davon überzeugt, dass eine so komplexe integrierte Planungsrechnung nicht mehr mit excel zu bewältigen ist, zumal die Planung ab sofort unterjährig durch die monatliche Übernahme der IST-Daten aus der Finanzbuchhaltung und Kostenrechnung in eine aktualisierte Vorschau von Rentabilität und Liquidität fortgerechnet werden soll.

Durch die Einführung der Software „SWOT Controlling“ konnten wir schnell die Daten des Vorjahres auf Basis der geprüften Bilanz zum 31.12.2014 sowie des laufenden Geschäftsjahres abbilden und als Vorlage für die Planung nutzen.

Dieser Prozess war zwangsläufig verbunden mit einer Überprüfung und Aktualisierung der erforderlichen Konzernstrukturen, vorhandenen Datenlage, gewünschten Reports und des individualisierten Zeilenaufbaus von GuV und Bilanz.

Im zweiten Schritt erfolgte die 3-Jahresplanung basierend auf den Vorgaben aus dem Unternehmen für jeden Rechtsträger und jede Organisationseinheit (Kostenstelle).

Im dritten Schritt wurde gemeinsam mit der Geschäftsleitung ein Reporting entwickelt, das eine monatliche bzw. quartalsweise Berichterstattung an verschiedene Adressaten ermöglicht.

Insbesondere zeitnahe Abweichungsreports zwischen IST-Entwicklung und Planung bis auf die Ebene einzelner Kindergärten sowie konsolidiert für das Gesamtunternehmen ermöglichen es der Geschäftsleitung jetzt, die Entwicklung zeitnah zu analysieren und gezielt gegen zu steuern.